Las instituciones miembro del SCAR pueden designar a personas físicas para representarlas en las reuniones como Delegado. Los Delegados Plenos y Asociados deberán ser preferentemente científicos vinculados a la investigación en la Antártida.
Los Miembros Plenos pueden estar representados por un Delegado y un Delegado Alterno o Delegado Suplente en las Reuniones de Delegados, los Miembros Asociados tienen representación por un Delegado al igual que los Miembros de la Unión.
Toma de Decisión
La toma de decisión se realiza en las reuniones previstas por la Constitución del SCAR, se realiza con el voto de los Delegados. Los representantes de los Miembros de Pleno Derecho tienen derecho a un voto por institución, los Miembros de la Unión tienen derecho al voto excepto en aquellos puntos que determine el Comité Ejecutivo, los Miembros Asociados y los Miembros Honorarios no tienen derecho al voto.
Estructura de Gobierno
El SCAR tiene un Presidente y cuatro Vicepresidente elegidos en la Reunión de Delegados, ellos integran el Consejo Directivo de la institución de acuerdo a las normas establecidas por el Reino Unido en materia de “Instituciones Benéficas o de la Caridad”. El mandato es por cuatro años pudiendo ser re electos por un periodo similar.
En las reuniones de Consejo Directivo el Presidente del SCAR actúa como coordinador de la reunión que deberá realizarse cada año con el correspondiente quórum.
El Consejo Directivo puede crear los grupos subsidiarios que crean convenientes con así también su disolución. Los grupos creados por la Constitución del SCAR son:
- El Comité Permanente del Sistema del Tratado Antártico,
- El Comité Permanente de Información Geográfica Antártica
- El Comité Permanente de Gestión de Datos Antárticos
- Los Grupos de Ciencias,